Minggu, 21 September 2014

Perancangan Pesan Komunikasi Bisnis

A.      Perencanaan Pesan komunikasi Bisnis
1.       Pemahaman Proses Komposisi
Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu langkah strategis bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan- pesan bisnisyang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi (Hajiji 2005). Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1.            Fase perencanaan,
 adanaya pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
2.            Fase Pengorganisasian,
erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3.            Revisi,
setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata-kata itu telah diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan-pesan komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.
Merencanakan pesan-pesan komunikasi bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang ingin digunkan, seperti pakah yang digunkan media surat, laporan, media pidato, atau perentasi harus juga ditentukan.

2.       Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan Good will, setiap pesan bisnis hendaknya memilikitujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1)      Memberi Informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitandengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatuperusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai stafadminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2)      Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apayang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutamayang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3)       Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnisantara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorangdapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestikmaupun perusahaan asing.

3.       ANALISIS AUDIENS
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-bedaatas pesan yang mereka terima.

a.       Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpaharus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepadaorang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b.      Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yangberpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c.       Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukanhanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyakorang.
d.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnyamereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e.      Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akandilakukan oleh penerima.
f.        Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhikebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasiaudiens, yaitu :
1.       Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2.       Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.
3.       Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,Why, When, Where, dan How).

4.       Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. 
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuatkomitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,ataukeuangan untuk memastikan keabsahannya.
5.       Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang palingmenarik perhatian audiens.

4.       PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :
1.       Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.
2.       Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3.       Kebiasaan
Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

5.       SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
·         Saluran komunikasi lisan (oral communications)
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis,komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.
·         Saluran komunikasi tertulis (written communicationss)
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
·         Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens.
·         Pesan Anda relatif sederhana dan mudah diterima.
·         Anda tidak memerlukan catatan permanen.
·         Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
·         Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
·         Anda tidak memerlukan umpan balik segara
·         Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
·         Anda memerlukan catatan permanen.
·         Anda ingin mencapai audiens yang luas.
·         Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan.
Media Komunikasi Lisan
Media Komunikasi Tertulis
·         Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan.
·         Telepon dan Surat Suara (voice mail)
·         VOIP (Voice Over Internet Problem)
·         Audiotape dan videotape
·         Telekonferensi dan konferensi video
·         Surat-surat, memo, laporan, proposal.
·         Email
·         Surat regular dan khusus
·         Facsimile

B.      Penulisan Pesan Persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai  suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka setuju.
Persuasi adalah proses memengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku orang lain dengan menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang lain berperilaku sesuai keinginan kita tetapi merasa melakukannya sesuai kehendaknya sendiri (kamus istilah komunikasi, 1979).

A.      Perencanaan Pesan Persuasif
1.       Analisis Audiens
Untuk siap melekukan persuasi mungkin diperlukan waktu cukup lama, bukan saja mingguan bahkan bulanan. Karena setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dan setiap orang akan merespons setiap pesan yang disampaikan berbeda pula.
Penyampaian pesan-pesan persuasive yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.
2.       Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap budaya yang berbeda sangat berarti bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan persuasive. Pemahaman Anda terhadap perbedaan budaya  yang ada bukan saja akan membantu Anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang Anda. Hal ini mengingat bahwa cara memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda pula.
3.       Memilih Pendekatan Organisasional
Pendekatan Organisasional dapat dilakukan secara langsung (direct approach) dan tidak langsung (indirect approach). Apabila audiens objektif atau jika mereka lebih suka mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara segera, pendekatan yang tepat adalah pendekatan secara langsung.

B.      Mengembangkan Pesan Persuasif
1.       Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan Anda. Kalau kredibilitas Anda di hadapan audiens diragukan, mereka akan cenderung skeptic dan tidak menerima begitu saja setiap apa yang Anda sampaikan.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistic, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas Anda.
Cara-cara lain untuk menambah kredibilitas antara lain: jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam bidang tertentu; antusias terhadap materi yang disampaikan; memfokuskan kebutuhan audiens; kejujuran dapat menumbuhkan respek audiens; intensitas yang baik akan membantu minat audiens; dan pengalaman latar belakang baik maupun kepercayaan sebelumnya yang dapat membantu mengidentifikasi audiens Anda.

2.       Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya. Kebanyak pesan persuasive mengikuti rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire, dan Action).
a.       Attention (perhatian)
Pada fase ini, Anda harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan bahwa Anda mempunyai sesuatu yang berguna untuk Anda sampaikan. Perkenalkan kepada audiens dengan suatu masalah atau ide yang membuat mereka mau mendengar pesan-pesan yang Anda sampaikan.
b.      Interest (minat)
Pada fase ini, Anda menjelaskan relevansi pesan-pesan Anda dengan audiens. Kembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. Tujuan Anda adalah bagaimana audiens Anda mampu berpikir. Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan yang Anda sampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c.       Desire (hasrat)
Pada fase ini, Anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens. Jika ide/gagasan sangat kompleks cobalah untuk mengimplementasikannya.
d.      Action (tindakan)
Anda akan menyarankan tindakan spesifik yang Anda inginkan  terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.


3.       Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan persuasive menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat yang emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens. 
Keseimbangan diantara keduanya bergantung pada empat factor penting, yaitu (1) tindakan yang Anda harapkan, (2) harapan audiens Anda, (3) tingkat resistensi yang harus Anda atasi, dan (4) seberapa jauh Anda mampu menjual ide/gagasan Anda tersebut pada audiens.
a.      Pemikat Emosional
Untuk melakukan persuasi terhadap audiens, Anda dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut sangat kuat.
b.      Pemikat Logika
Dalam berbagai alasan, Anda dapat menggunakannya untuk melakukan persuasi audiens, seperti membuat pengaduan (claim) dan selanjutnya memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Ketika Anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut :
Ø  Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifk menuju bukti-bukti yang spesifik pula.
Ø  Induksi (induction) adalah memberi alasan dari bukti-bukti spesifik menuju suatu kesimpulan.
Ø  Deduksi (deduction) adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik.
c.       Pertimbangan Etika
Dalam pemahaman yang positif, persuasi dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan hal yang berkaitan dengan manfaat ide, organisasi, produk atau tindakan tertentu sehingga para pelanggan mengakui betapa baiknya suatu ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu yang dapat memenuhi kebutuan mereka.

C.      Pesan persuasive untuk Surat Undangan, Surat Penawaran, dan Surat Pengendalian Komplain
Surat undangan adalah Surat yang berisi ajakan atau mengundang dari orang lain kepada sekelompok orang atau masyarakat umum . Surat udangan dapat di pakai untuk keperluan resmi/ setengah resmi atai tidak resmi
Kepala surat : Nama badan / organisasi / instansi, alamat, nomor telepon, logo, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal, alamat tujuan
Isi Surat : Alasan dan tujuan , Hari dan tanggal, Waktu, Tempat, Acara
Penutup : Salam Penutup, jabatan, Nama, Nomor Induk Karyawan
Surat Penawaran adalah surat yang gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa.
Fungsi :
1.Perkenalan produk     
2.Promosi
3.Meningkatkan pemasaran
4.Menjalin hubungan
5.Memperluas jaringan
Sifat :
1.Bebas : Jika ada perubahan harga, penjual tidak perlu memberitahu.
2.Terikat : Penjual perlu memberitahu jika tidak ada perubahan harga.
3.Berjangka : Penawaran yang sifatnya semantara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat penawaran : Nama/jenis, Jumlah, Merk, Harga, Diskon, Syarat pembayaran, Syarat penyerahan, Cara pengiriman, Sifat penawaran, dan Mutu.

Handling Complaint bertujuan untuk mengatur penanganan keluhan Pelanggan agar dapat tercapai penyelesaian masalah secara tepat dan cepat dalam upaya mencapaitindakan perbaikan dan pencegahan yang efektif dan efisien. RUANG LINGKUP : Prosedur ini diterapkan dalam aktivitas penanganan keluhan Pelanggan berupa identifikasi keluhan, pencarian alternatif solusi, pemilihan solusi, penerapan solusi dan penyelesaian keluhan yang terkait dengan bidang pekerjaan Biro/Bagian terkait atau perusahaan secara menyeluruh. DEFINISI, Keluhan : Adalah saran dan masukan berupa kritikan dan atau keberatan yang disampaikan secara lisan ataupun tertulis dari pihak eksternal maupun internal perusahaan mengenai kinerja yang dihasilkan oleh Perusahaan. PENANGGUNG JAWAB : Kabag Marketing, PIC Terkait.

3 komentar:

  1. saya belum mengerti..??

    apa yang dimaksud dengan analisis AUDIENCE

    BalasHapus
  2. Types of Baccarat, Euchre, and Roulette - Welsh Travel
    Types of Baccarat · French Roulette · European Roulette septcasino · European Baccarat · European Baccarat · febcasino European 바카라 사이트 Baccarat · European Baccarat.

    BalasHapus