A.
Perencanaan
Pesan komunikasi Bisnis
1.
Pemahaman
Proses Komposisi
Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan
suatu langkah strategis bagai pencapaian faktor penetu tujuan organisasi secara
menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan- pesan bisnisyang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komuniksasi (Hajiji 2005). Proses komposisi ( composition process )
penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu
seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.Begitu halnya dengan proses
komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap
:
1. Fase
perencanaan,
adanaya
pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang
akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran
atau media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi
suara juga perlu diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting
adalah mensiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai.
2. Fase
Pengorganisasian,
erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan
kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena dalam penyusunan kata-kata harus
dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan dalam kata-kata tersebut
dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan penyusunan
mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi,
setelah ide yang disusun dituangkan dalam
kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata-kata itu telah
diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah
kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata
belum sesuai perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan
perencanaan, maksud dan tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan
terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus disamping itu dalam tahap
perencanaan, analisis audien yang mencakup pengembangan profil audience,
pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan kebutuhan motivational
audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan-pesan
komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman
dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan
diperoleh arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.
Merencanakan pesan-pesan komunikasi bisnis, perlu
juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan.
Media yang ingin digunkan, seperti pakah yang digunkan media surat, laporan,
media pidato, atau perentasi harus juga ditentukan.
2.
Penentuan
Tujuan Pesan Bisnis
Pesan bisnis dapat
menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada
pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk
dapat menciptakan Good will, setiap
pesan bisnis hendaknya memilikitujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis,
yaitu :
1)
Memberi Informasi (informing)
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitandengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang
pemimpin suatuperusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di
tempatkan sebagai stafadminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2)
Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah
memberikan persuasi kepada pihak lain agar apayang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutamayang berkaitan dengan
negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3)
Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah
melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnisantara seseorang dengan orang lain.
Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorangdapat dengan mudah
melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestikmaupun perusahaan
asing.
3.
ANALISIS AUDIENS
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi
bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda-bedaatas pesan yang mereka terima.
a.
Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah
dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpaharus melalui penelitian
yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepadaorang yang sudah
dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b.
Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yangberpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c.
Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang
ditujukanhanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang
ditujukan kepada banyakorang.
d.
Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar
belakang yang sama pengirim , maka pada umumnyamereka dianggap memiliki pemahaman
yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e.
Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat
tergantung pada reaksi yang diperkirakan akandilakukan oleh penerima.
f.
Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi
semua pertanyaan penerima . Memenuhikebutuhan informasi penerima merupakan
salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan
agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasiaudiens, yaitu :
1.
Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa
yang ingin diketahuinya.
2.
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu
diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh
audiens.
3.
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh
audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan
berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,Why, When, Where, dan How).
4.
Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat.
Dalam bisnis,
ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuatkomitmen
tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan
matematika,ataukeuangan untuk memastikan keabsahannya.
5.
Tekankan gagasan
yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa
gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang palingmenarik
perhatian audiens.
4.
PENENTUAN IDE POKOK
Setiap
pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide
pokok (main idea). Hal-hal lain
selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea). Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang
berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah
pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic
tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan
pengalaman dan kreatifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan
untuk menentukan ide pokok :
1.
Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan
pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh
dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil.
2.
Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut system
senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan
ide pokok.
3.
Kebiasaan
Untuk situasi yang relative sama atau kejadian
yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif
sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.
5.
SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara
berbicara atau menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
·
Saluran komunikasi lisan (oral communications)
Komunikasi lisan
merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis,komunikasi itu
antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran
itu disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti film, video
klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.
·
Saluran komunikasi
tertulis (written communicationss)
Pesan-pesan
tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal,
dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati
untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan
balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. Dalam
memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan
biaya pengiriman serta harapan audiens.
Komunikasi Lisan
|
Komunikasi Tertulis
|
·
Anda
menginginkan umpan balik segera dari audiens.
·
Pesan Anda
relatif sederhana dan mudah diterima.
·
Anda tidak
memerlukan catatan permanen.
·
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah
atau ekonomis.
·
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan
masalah.
|
·
Anda tidak memerlukan umpan balik segara
·
Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan
memerlukan perencanaan yang hati-hati.
·
Anda memerlukan catatan permanen.
·
Anda ingin mencapai audiens yang luas.
·
Anda ingin
meminimisasi distorsi penyampaian pesan.
|
Media Komunikasi Lisan
|
Media Komunikasi Tertulis
|
·
Percakapan
secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan.
·
Telepon dan Surat Suara (voice mail)
·
VOIP (Voice
Over Internet Problem)
·
Audiotape
dan videotape
·
Telekonferensi dan konferensi video
|
·
Surat-surat, memo, laporan, proposal.
·
Email
·
Surat regular dan khusus
·
Facsimile
|
B. Penulisan
Pesan Persuasif
Persuasi
merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang
efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara yang
membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan
membuatnya mereka setuju.
Persuasi
adalah proses memengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku orang lain dengan
menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang lain berperilaku sesuai
keinginan kita tetapi merasa melakukannya sesuai kehendaknya sendiri (kamus
istilah komunikasi, 1979).
A.
Perencanaan Pesan Persuasif
1.
Analisis Audiens
Untuk siap melekukan persuasi mungkin
diperlukan waktu cukup lama, bukan saja mingguan bahkan bulanan. Karena setiap
orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dan setiap orang akan merespons
setiap pesan yang disampaikan berbeda pula.
Penyampaian pesan-pesan persuasive yang
terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat
audiens.
2.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap budaya yang berbeda sangat
berarti bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan persuasive. Pemahaman Anda
terhadap perbedaan budaya yang ada bukan
saja akan membantu Anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan
membantu bagaimana mereka memandang Anda. Hal ini mengingat bahwa cara
memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda pula.
3.
Memilih Pendekatan Organisasional
Pendekatan Organisasional dapat dilakukan
secara langsung (direct approach) dan
tidak langsung (indirect approach).
Apabila audiens objektif atau jika mereka lebih suka mendengar pesan-pesan yang
disampaikan secara segera, pendekatan yang tepat adalah pendekatan secara
langsung.
B.
Mengembangkan Pesan Persuasif
1.
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana
tingkat kepercayaan dan keandalan Anda. Kalau kredibilitas Anda di hadapan
audiens diragukan, mereka akan cenderung skeptic dan tidak menerima begitu saja
setiap apa yang Anda sampaikan.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas
seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistic, jaminan, dan
hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas Anda.
Cara-cara lain untuk menambah kredibilitas
antara lain: jadilah seorang yang ahli (pakar) dalam bidang tertentu; antusias
terhadap materi yang disampaikan; memfokuskan kebutuhan audiens; kejujuran
dapat menumbuhkan respek audiens; intensitas yang baik akan membantu minat
audiens; dan pengalaman latar belakang baik maupun kepercayaan sebelumnya yang
dapat membantu mengidentifikasi audiens Anda.
2.
Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai
fakta, bukti dan temuan lainnya. Kebanyak pesan persuasive mengikuti rencana
organisasional AIDA (Attention, Interest,
Desire, dan Action).
a.
Attention
(perhatian)
Pada fase ini, Anda harus dapat meyakinkan
audiens segera di bagian permulaan bahwa Anda mempunyai sesuatu yang berguna
untuk Anda sampaikan. Perkenalkan kepada audiens dengan suatu masalah atau ide
yang membuat mereka mau mendengar pesan-pesan yang Anda sampaikan.
b.
Interest
(minat)
Pada fase ini,
Anda menjelaskan relevansi pesan-pesan Anda dengan audiens. Kembangkan
pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. Tujuan
Anda adalah bagaimana audiens Anda mampu berpikir. Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan
yang Anda sampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh
audiens.
c.
Desire (hasrat)
Pada fase ini,
Anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana
perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens.
Jika ide/gagasan sangat kompleks cobalah untuk mengimplementasikannya.
d.
Action (tindakan)
Anda akan menyarankan tindakan spesifik yang
Anda inginkan terhadap audiens. Selanjutnya,
perlu diingatkan kembali bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari
tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana
mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.
3.
Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan persuasive menggunakan daya
pemikat dengan logika (logical appeals)
dan daya pemikat yang emosional (emotional
appeals) untuk melakukan persuasi audiens.
Keseimbangan diantara keduanya bergantung pada
empat factor penting, yaitu (1) tindakan yang Anda harapkan, (2) harapan
audiens Anda, (3) tingkat resistensi yang harus Anda atasi, dan (4) seberapa
jauh Anda mampu menjual ide/gagasan Anda tersebut pada audiens.
a. Pemikat Emosional
Untuk melakukan persuasi terhadap audiens,
Anda dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau
dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut sangat
kuat.
b. Pemikat Logika
Dalam berbagai alasan, Anda dapat
menggunakannya untuk melakukan persuasi audiens, seperti membuat pengaduan (claim) dan selanjutnya memberikan
dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang
ada. Ketika Anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis
alasan berikut :
Ø
Analogi adalah menggunakan suatu alasan dari
bukti-bukti spesifk menuju bukti-bukti yang spesifik pula.
Ø Induksi (induction)
adalah memberi alasan dari bukti-bukti spesifik menuju suatu kesimpulan.
Ø
Deduksi (deduction)
adalah pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang spesifik.
c. Pertimbangan Etika
Dalam pemahaman yang positif, persuasi dapat
digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah
pemahaman mereka dalam berbagai hal. Pelaku bisnis secara etis menginformasikan
kepada para pelanggan hal yang berkaitan dengan manfaat ide, organisasi, produk
atau tindakan tertentu sehingga para pelanggan mengakui betapa baiknya suatu
ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu yang dapat memenuhi kebutuan
mereka.
C. Pesan
persuasive untuk Surat Undangan, Surat Penawaran, dan Surat Pengendalian
Komplain
Surat
undangan adalah Surat yang berisi ajakan atau mengundang dari orang lain
kepada sekelompok orang atau masyarakat umum . Surat udangan dapat di pakai
untuk keperluan resmi/ setengah resmi atai tidak resmi
Kepala surat : Nama badan / organisasi
/ instansi, alamat, nomor telepon, logo, tanggal surat, nomor surat, lampiran,
hal, alamat tujuan
Isi Surat
: Alasan dan tujuan , Hari dan tanggal, Waktu, Tempat, Acara
Penutup : Salam
Penutup, jabatan, Nama, Nomor Induk Karyawan
Surat Penawaran adalah surat
yang gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi
tertentu, biasanya berupa barang atau jasa.
Fungsi :
1.Perkenalan produk
2.Promosi
3.Meningkatkan pemasaran
4.Menjalin
hubungan
5.Memperluas
jaringan
Sifat :
1.Bebas : Jika
ada perubahan harga, penjual tidak perlu memberitahu.
2.Terikat
: Penjual perlu memberitahu jika tidak ada perubahan harga.
3.Berjangka
: Penawaran yang sifatnya semantara.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan surat penawaran : Nama/jenis, Jumlah, Merk, Harga, Diskon, Syarat
pembayaran, Syarat penyerahan, Cara pengiriman, Sifat penawaran, dan Mutu.
Handling Complaint bertujuan
untuk mengatur penanganan keluhan Pelanggan agar dapat tercapai penyelesaian
masalah secara tepat dan cepat dalam upaya mencapaitindakan perbaikan dan
pencegahan yang efektif dan efisien. RUANG
LINGKUP : Prosedur ini diterapkan dalam aktivitas penanganan keluhan Pelanggan
berupa identifikasi keluhan, pencarian alternatif solusi, pemilihan solusi,
penerapan solusi dan penyelesaian keluhan yang terkait dengan bidang pekerjaan
Biro/Bagian terkait atau perusahaan secara menyeluruh. DEFINISI, Keluhan :
Adalah saran dan masukan berupa kritikan dan atau keberatan yang disampaikan
secara lisan ataupun tertulis dari pihak eksternal maupun internal perusahaan
mengenai kinerja yang dihasilkan oleh Perusahaan. PENANGGUNG JAWAB : Kabag
Marketing, PIC Terkait.
saya belum mengerti..??
BalasHapusapa yang dimaksud dengan analisis AUDIENCE
Lo ngentod
HapusTypes of Baccarat, Euchre, and Roulette - Welsh Travel
BalasHapusTypes of Baccarat · French Roulette · European Roulette septcasino · European Baccarat · European Baccarat · febcasino European 바카라 사이트 Baccarat · European Baccarat.